Conocimiento para gestionar correos utilizando Outlook

 Configuración de una cuenta 

Para configurar y crear una cuenta de Outlook se tienen varios pasos a seguir, así que aquí les daré algunas pautas para configurar correctamente tu correo electrónico de Outlook.

PASO 1:

Abre el navegador que usas normalmente. En este caso utilizaremos Google Chrome.

PASO 2:

En la barra de direcciones, escribe: www.outlook.com.

PASO 3:

Haz clic en la opción Crear cuenta gratuita, que se encuentra en la parte inferior de tu pantalla.

PASO 4:

En este formulario debes escribir tu nuevo correo electrónico.

PASO 5:

Tienes la opción de elegir entre dos terminaciones para tu correo: @outlook.com o en @hotmail.com. Esto no afecta los pasos siguientes ni el funcionamiento de tu correo electrónico.

PASO 6:

Una vez escribas tu nuevo correo electrónico, haz clic en Siguiente.

PASO 7:

En el campo Contraseña, escribe un conjunto de letras y números y haz clic en Siguiente.

PASO 8:

Ahora, ingresa tu nombre y apellido y, haz clic en Siguiente.

PASO 9:

Selecciona el país al que perteneces y escribe tus datos de nacimiento. Por último, haz clic en la opción Siguiente.

PASO 10:

Al final, te saldrá una pequeña ventana preguntando si deseas mantener la sesión iniciada en esa computadora. Selecciona Sí o No según lo desees.

Descripción del entorno

El entorno del correo electrónico Outlook es muy interactivo y muy intuitivo, razonablemente para que el público en general pueda utilizarlo sin ningún problema. A continuación mostraré una imagen del entorno del correo Outlook en forma de descripción: 

Como se puede observar, tenemos varios elementos para poder utilizar, está la bandeja de entrada en donde llegan todos los correos, hay una opción para crear un correo y poder mandarlo a un destinatario.

En la zona izquierda de la pantalla tenemos un menú con múltiples opciones con programa de Office, y muchas otras opciones.

Contactos: Creación de un nuevo contacto

Para crear un contacto nuevo existen una serie de pasos a seguir, no es nada complicado pero es necesario que alguien te guie en el proceso para que lo hagas correctamente. 

Entonces comenzamos:

PASO 1:

Abra su correo electrónico.

PASO 2:

Seleccione el apartado que dice "Contactos" 

PASO 3:

En ese apartado le aparecerá una opción que dice "Nuevo contacto" le damos ahí

PASO 4:

Le aparecerá algo así:

Va a rellenar todo eso con la información pertinente y listo.

PASO 5: 

Como último paso le darás a "crear" y el contacto ya estará registrado

Cuentas de Correos

Entre todos los correos electrónicos existen muchos con mucha más popularidad que otros y así también mejores que otros, pero eso ya queda en la preferencia de cada usuario por utilizar uno u otro. Entre los muchos tipos de cuentas que existen tenemos: 

- Outlook

- Gmail

- Yahoo mail

- GMX

- Zoho mail

Como se puede ver hay una gran variedad de estos, y me falta mencionar más, pero estos son los más populares entre los usuarios y también los más utilizados y completos.

Partes de un correo

Un correo electrónico, como todos los archivos escritos, presentan una estructura con un cuerpo y elementos, a todo esto lo llamaremos "Partes del correo electrónico", tenemos distintas partes así que aquí mostraré las partes con las que cuenta un correo electrónico para redactarlo correctamente.

Parte 1:

Un saludo formal o en su defecto informal, depende de las persona a la que le envíes el correo.

Parte 2:

Preséntate, es muy importante la presentación de uno mismo, de forma educada y con respeto.

Parte 3:

Redacta el cuerpo del correo, aquí escribe lo que desees comunicar y hazlo de forma formal o informal, pero recuerda que siempre es mejor escribir de forma formal.

Parte 4:

Despídete de forma correcta y educada

Parte 5:

Coloca un asunto similar o igual al título para que se entienda el mensaje.

Parte 6:

Adjunta archivos si es necesario, pero recuerda que si lo haces tienes que avisar en el correo que lo estás haciendo.

Parte 7:

Coloca tu nombre en la parte inferior del correo en forma de firma y listo.

Enviar mensajes a varios destinatarios

Para poder enviar un mensaje o un correo a varios destinatarios desde Outlook se tienen que seguir ciertos pasos, nada complicado, pero como mencioné antes se necesita a alguien que le guie en el proceso para hacerlo correctamente. 

Para hacer esto primero tienes que tener un grupo de contactos creado previamente, lo cual se hace en el apartado de contactos y se procede a crear el grupo, una vez hecho esto podemos comenzar

- Lo primero a realizar es seleccionar el botón "Correo nuevo" 

- Una vez hallamos hecho esto podremos ver un botón que dice "Para" le daremos click

- Aquí buscaremos el apartado de "Buscar" y escribiremos el nombre del grupo con el que se desea compartir el correo.

- Le dará doble click al grupo para agregarlo y le daremos "Aceptar" y es todo.

Añadir datos adjuntos

Para adjuntar archivos y datos en un correo es importante tener claro que tenemos varias opciones, ya sean archivos externos, links, archivos de la nube, o archivos que tenemos en nuestro equipo, en esta ocasión mostraré como añadir datos adjuntos desde nuestro equipo y con la información que allí se encuentra.

- Lo primero a realizar es abrir un nuevo correo, como ya hemos aprendido.

- Seguidamente buscaremos el ícono de un clip que dice "Adjuntar" y le daremos click

- Aquí se abrirá una especie de carpeta de nuestros archivos

- Procederemos a escoger el archivo que se desea y le daremos a "Adjuntar"

- Y listo ya tendríamos el archivo adjunto

- Para añadir más se hace el mismo proceso cuantas veces sea necesario.

Crear firma digital

 El proceso para crear una firma digital si es algo más complicado, pero nada que no se pueda hacer con una correcta información de los pasos y cómo hacerlo correctamente, entonces comencemos.

- Primero nos dirigiremos al apartado de "Configuración" ahí mismo le daremos a la opción "Ver todas las opciones de configuración de Outlook"

- Una vez hayamos hecho esto, le daremos a "Correo" y siguiente a "Redactar y responder"

- Ahí encontrará un aparto que dice "Firma de correo electrónica" y debajo colocaremos nuestra firma

- Luego cambiaremos el formato utilizando las opciones disponibles de Outlook 

- Cuando haya terminado de hacer todo esto le daremos a "Guardar" y la firma estará lista para utilizar

Creación de citas

Crear una cita en Outlook no tiene mucho misterio, de hecho considero que es algo sencillo y aquí te mostraré como:

PASO 1:

Lo primero a hacer es ubicar la carpeta "Calendario"

PASO 2:

Ahí seleccionaremos el apartado de "Nueva cita" para crear la cita

PASO 3:

A continuación rellenará toda la información necesaria para la cita, como el asunto, la ubicación, la hora y entre otras cosas.

PASO 4:

Por último le daremos a "Guardar" y "Cerrar" y listo, terminamos

Creación de tareas programadas

Al momento de crear tareas programadas también se crea una lista de tareas pendientes en Outlook que sirve para organizarse, por ese motivo hoy les mostraré como crear tareas programadas en Outlook de forma fácil.

- Como primer punto seleccionaremos el icono que dice "Tareas" 

- Luego en ese apartado le daremos a "Nueva tarea"

- Allí colocará toda la información pertinente para la tarea programada, como lo puede ser la hora, el asunto entre otras cosas

- Luego activará la casilla que dice "Aviso" esto se hace para que te notifique acerca de la tarea programada.

- Con esto terminaría todo el proceso, le daremos a "Guardar" y "Cerrar"